« Négociation de contrats de base de données en ligne : quelques pièges à éviter » par Gwenola Neveu
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« Négociation de contrats de base de données en ligne : quelques pièges à éviter »
Gwenola NEVEU, Documentaliste-Sciences de l’Information 4/ 2014 (Vol. 51) page(s) 65 –
[ contrat] Le contrat est un document à lire et dont les clauses sont susceptibles d’être négociées. Quelques recommandations essentielles à (re)découvrir dans cet article.
L’exercice se répétant tous les ans, vous gagnerez du temps en élaborant une check-list et en tenant à jour un fichier Excel reprenant les pourcentages d’augmentation annuelle. Assurez-vous que les « conditions générales de vente » (CGV) sont identiques à celles de l’année précédente en utilisant un outil de comparaison automatique qui soulignera les ajouts ou modifications[i].
- Une dénomination variée
Conditions générales de vente ou d’utilisation, bon de commande, devis, accord de confidentialité, clauses annexes, contrat de licence, etc., il faut déterminer les documents ayant une valeur contractuelle. Mais le vendeur a l’obligation de porter à la connaissance de son client les CGV, document standardisé et unique.
- La lecture du contrat
Sachez identifier les éléments clés : durée, prix et pourcentage d’augmentation, description des biens et services objets du contrat, modalités d’accès (code personnel, reconnaissance adresse IP), juridictions, traitement des données personnelles (statistique d’utilisation, historique des recherches, nom et/ou adresse e-mail de l’utilisateur, personne ayant accès à vos données privées chez le vendeur), clause de résiliation anticipée, modification du contenu du service, possibilité pour le vendeur de transmettre le nom et l’adresse de l’acheteur à un tiers.
- La négociation
Partir de la grille tarifaire officielle, applicable à tous les clients, et des différentes offres disponibles. Toute augmentation de tarif nécessitant une explication, demandez au vendeur un document écrit justifiant ce changement (augmentation du service, de contenu à valeur ajoutée, d’antériorité). S’il s’agit d’un renouvellement, le vendeur doit transmettre les statistiques d’utilisation du produit. Si cette demande figure dans le contrat, vous les recevrez automatiquement.
- Conseils
Ne prenez pas seul la responsabilité de la souscription à l’abonnement et de la négociation du tarif. La validation par un supérieur hiérarchique ou la direction des achats de votre entreprise vous fera gagner du temps dans la négociation. Même si ces tiers ne maîtrisent pas le contenu du service, ils sont souvent de bon conseil pour analyser les termes du contrat.
Assurez-vous que les clauses sont équilibrées entre les parties. Si le contrat n’encadre que la protection du fournisseur, par exemple en cas de non-paiement ou résiliation anticipée, proposez une modification des clauses par des conditions particulières complétant les CGV ou précisant des clauses ambiguës. N’oubliez pas de faire mentionner au contrat que des clauses particulières compléteront celui-ci.
Si le fournisseur ne veut pas supprimer la clause de renouvellement automatique, il faudra résilier le contrat par une lettre recommandée dans les délais définis dans les CGV. Le courrier incitera le vendeur à vous contacter pour vous informer des éventuelles augmentations de tarif et modifications du contenu du service. Certains éditeurs attendent que le client envoie une lettre de résiliation pour lui signifier que le produit, objet du contrat, ne sera plus commercialisé. Ceci pourra vous placer dans une situation délicate, faute de temps, et vous contraindre à souscrire à une offre plus onéreuse.
Le niveau du service fourni tout au long de l’année (disponibilité sur service assistance, interruption de service, changement de serveur prévu) ainsi que la possibilité d’avoir accès au service sur plusieurs localisations géographiques et d’obtenir des codes nomades font partis de la négociation.
- Fournisseur étranger
Il n’est pas nécessaire de traduire le contrat et les documents annexes en français si les deux parties maîtrisent la langue et s’il n’y a pas d’ambiguïté sur les termes du contrat.
[i]Voir le document réalisé en 2008 par Juriconnexion et I’ADBS : Exploiter des produits électroniques sur des intranets : faire face aux difficultés contractuelles. www.juriconnexion.fr, rubrique Contrats
